賃貸経営をされているオーナー様の中には、所有されている物件のリフォームやリノベーションを行う予定の方も多いと思います。
リフォームやリノベーションが終わると、完成後のお部屋の確認を行うと思いますが、それと合わせてやっておいた方が良いこととして、取扱説明書などの書類管理があります。
取扱説明書などの書類関係は、大掛かりなリフォームやリノベーションになればなるほど書類の量も増えますし、オーナー様も整理して保管するのが大変と感じている方も多くいらっしゃいます。
しかし、入居者のことを考えるとバラバラな状態よりも綺麗に見やすい状態で書類も見ていただいた方がいいですよね。
今回は、工事が終わった後の取扱説明書の保管方法について紹介していきます。
大規模リフォーム時の書類の保管方法とは
大規模なリフォームやリノベーションを行なった場合、お部屋の完成に合わせて取扱説明書や保証書なども一緒に渡されます。
例えば、以下のような設備を新しく交換すると、工事完成後にそれぞれ書類もセットでいただくことになります。
・洗面化粧台
・キッチン
・給湯器
・シャワーユニットなど
工事完成後に、書類の受け渡しとしてよくあるケースとして２パターンあります。
・キッチンなど設置した棚などにそのまま置かれている
・１つのファイルにファイリングしている
設置される業者さんにもよりますが、やはりファイルなどにファイリングしていただけると見やすいですし、書類もバラバラにならずに済みます。
書類がそのまま置かれているケースについては、オーナー様自らファイルにファイリングされることをおすすめします。
イメチェンでは 書類関係は、管理がしやすいようにファイリングしてお渡しするようにしています。
保管をしっかりしていない場合のリスクとしては、以下のようなものがあります。
保管をしっかりしていない場合のリスク
・取扱説明書や保証書などの紛失
・入居者さんが困ってしまう
取扱説明書は、例えば設備機器の操作方法を確認したい場合や何かあった際に問い合わせる電話番号を確認するのに必要となりますが、説明書が紛失していると入居者さんも困ってしまいます。
また、保証書もモノによっては故障時に無償交換できるものもありますので、紛失してしまうと入居者もオーナー様も困ることになります。
書類もバラバラな状態で入居者さんにお渡しすると、渡された入居者さんも保管方法に困ってしまいます。
リフォーム業者がファイリングしていない場合には、オーナー様の方でファイリングしておくことで入居者さんも気持ちよく利用いただくことができます。
まとめ
リフォームやリノベーション後の書類の保管については、見やすい形でファイリングすることをオススメします。
ココテラスでは、管理がしやすいようにファイリングしてお渡しするようにしておりますので、お気軽にご相談ください。
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